Google skjema eller eget skjema?

En Google spørreundersøkelse er et raskt valg når du trenger noen få svar, en enkel påmelding eller en evaluering. Men når skjemaet skal skaffe henvendelser, styre en kundereise eller sende data videre i en arbeidsflyt, er et eget skjema på nettsiden ofte et bedre utgangspunkt.

«Google spørreskjema», «Google skjema» og «Google spørreundersøkelse» brukes ofte om Google Skjemaer. Her får du en praktisk vurdering, en kort oppskrift og kontrollpunktene som bør være på plass før du publiserer.

Google Skjemaer lar deg lage skjemaer, quizer og undersøkelser på nett, dele dem og følge svarene mens de kommer inn. Svar kan lagres i Google Regneark, noe som passer godt når en person kan sortere og følge opp manuelt. Se Googles oversikt over Google Skjemaer.

Valget handler derfor ikke om hvilket verktøy som er best i alle situasjoner. Spør heller: Er dette en kort, avgrenset innsamling av svar, eller er skjemaet en viktig del av måten bedriften selger, betjener kunder eller arbeider internt på?

En enkel tommelfingerregel

• Bruk Google Skjemaer når formålet er tydelig, feltene er få og oppfølgingen kan være enkel og manuell.
• Bruk et eget skjema når brukerreisen, informasjonen etter innsending og videre behandling av svaret betyr mye.
• Vurder et digitalt system når skjemaet skal utløse oppgaver, oppdatere kundedata, håndtere booking eller automatisere oppfølging.

Google Skjemaer passer godt til en kort kundeundersøkelse etter en levering, en intern temperaturmåling, en arrangementsevaluering eller en påmelding med få felter. Du kan dele et publisert skjema via e-post og sosiale medier, eller bygge det inn på nettstedet. Google støtter også forgrening til ulike deler basert på flervalg eller rullegardinvalg, slik at ikke alle trenger å se alle spørsmålene.

Et enkelt oppsett bør også ha enkel databehandling. Be bare om opplysninger du faktisk trenger, forklar hva svarene skal brukes til, og bestem på forhånd hvem som følger opp. Hvis du ikke trenger navn, telefonnummer eller e-post for formålet, skal det normalt heller ikke være et felt for det.

Det bør du unngå

• Å bruke en kundeundersøkelse til å samle inn opplysninger som ikke er relevante for forbedringsarbeidet.
• Å skru på deling av resultatsammendrag uten å kontrollere innholdet. Google opplyser at et slikt sammendrag kan vise fulltekstsvar eller diagrammer til alle som kan svare på skjemaet.
• Å bruke avansert forgrening bare fordi funksjonen finnes. Flere veier i skjemaet gjør testing og oppfølging mer krevende.

Google opplyser at funksjoner og data- og svargrenser kan endres. Kontroller derfor innstillinger og gjeldende vilkår når et skjema skal brukes over tid eller i stor skala.

Velg et eget skjema på nettsiden når skjemaet er en sentral del av salgs- eller kundereisen. Det gjelder for eksempel et kontaktskjema som skal kvalifisere henvendelser, en påmelding som skal inn i en videre prosess, eller et skjema der kunden trenger en tydelig kvitteringsside med neste steg.

Et eget skjema gir normalt bedre kontroll over designet, hjelpetekstene rundt feltene, feilretting, tilgang og integrasjoner. Det er også lettere å bygge en sammenhengende flyt mellom landingssiden, skjemaet, bekreftelsen og arbeidet som skjer etterpå. Dette betyr ikke at Google Skjemaer aldri kan brukes, men at behovet ofte har vokst forbi et enkelt spørreskjema.

Skjemaer med juridisk eller økonomisk betydning trenger ekstra omtanke. Uutilsynet beskriver at brukeren da blant annet må kunne kontrollere, rette og bekrefte opplysninger før innsending, eller få informasjon om hvordan innsending kan angres. Se testreglene for skjemaer.

Når skjemaet skal inngå i booking, kundeportal, CRM eller automatisering, kan et digitalt system tilpasset arbeidsflyten være mer relevant enn å koble sammen flere enkeltverktøy.

En god Google spørreundersøkelse starter ikke med spørsmålene, men med beslutningen dere vil ta. Skal dere forbedre et arrangement, velge tema for et møte eller avgjøre om en kunde vil ha en samtale? Skriv beslutningen i en setning før du åpner skjemaet.

1. Opprett et tomt skjema i Google Skjemaer og gi det en tittel som forklarer hva respondenten skal gjøre.
2. Skriv en kort innledning: formål, omtrentlig tidsbruk, hva som skjer med svarene og eventuell svarfrist.
3. Start med få og konkrete spørsmål. Bruk svaralternativer når du trenger sammenlignbare svar, og fritekst bare når den gir en tydelig verdi.
4. Gjør bare nødvendige felt obligatoriske. Forklar hvorfor du ber om kontaktopplysninger dersom du trenger dem.
5. Bruk forgrening bare når ulike grupper faktisk trenger ulike spørsmål.
6. Skriv en konkret bekreftelsesmelding som forklarer hva som skjer etter innsending.
7. Test på mobil med en ekte innsending før du deler lenken eller bygger skjemaet inn på nettsiden.

Avklar også ansvar: Hvem følger med på innkomne svar, hvor raskt skal henvendelser besvares, og hva skjer når perioden er over? Et skjema uten en eier blir fort en innboks med informasjon ingen bruker.

Google opplyser at svar kan lagres i Google Regneark. Det er nyttig for enkel sortering, men regnearket må ha samme tilgangsstyring og sletterutine som selve skjemaet.

Et Google skjema er ikke automatisk anonymt selv om du fjerner feltet for navn. E-postinnsamling, pålogging, fritekstsvar, små respondentgrupper og kombinasjoner av svar kan gjøre en person indirekte identifiserbar. Datatilsynet forklarer at opplysninger som virker anonyme fortsatt kan være personopplysninger dersom noen kan identifiseres med rimelig tilgjengelige hjelpemidler. Se veiledningen om anonymisering.

Hvis anonymitet er viktig, bør du vurdere å skille kontaktopplysninger fra evalueringen. En respondent kan for eksempel velge å legge igjen kontaktinfo i et separat skjema, i stedet for at kontaktdata og vurderinger samles i samme svar.

Personvernkontroll før publisering

• Formål: Kan du beskrive hvorfor dere samler inn opplysningene i en setning?
• Dataminimering: Er hvert felt nødvendig for dette formålet?
• Informasjon: Får respondenten vite hva som samles inn, hvorfor, hvem som får tilgang og hvor lenge det lagres?
• Avtaler og tilgang: Er bedriftens Google-avtale, eventuell databehandleravtale og tilgangene vurdert?
• Sletting: Hvem sletter svarene, når, og hvor kan det finnes kopier?
• Sensitive opplysninger: Unngå å be om helseopplysninger eller andre særlige kategorier i en vanlig kundeundersøkelse uten en konkret vurdering.

Personvernforordningen krever blant annet tydelige og legitime formål, dataminimering, begrenset lagringstid og tilstrekkelig sikkerhet. Den behandlingsansvarlige må kunne påvise etterlevelse, se artikkel 5 i personvernforordningen. Google Workspace beskriver også hvordan databehandlerforpliktelser kan reguleres gjennom Cloud Data Processing Addendum. Se Googles veiledning om personvern og avtaler.

Viktig ved filopplasting: Google opplyser at sletting av svar i Google Skjemaer ikke sletter vedlagte filer. Har skjemaet opplasting, må sletterutinen derfor omfatte filene separat.

Et skjema som er raskt å lage kan fortsatt være vanskelig å fylle ut. Bruk synlige ledetekster, forklar hvilket format som forventes og skriv tydelig hvilke felt som er obligatoriske. Ikke la farge eller en stjerne alene være forklaringen.

Når en feil oppdages automatisk, bør meldingen si hva som er feil og hvordan brukeren retter det. Uutilsynet beskriver også at informasjonen normalt skal bli stående, slik at brukeren kan forstå og korrigere uten å måtte huske meldingen.

Test denne flyten før deling

• Åpne skjemaet på mobil og kontroller tekststørrelse, valg og innsending.
• Fyll ut et obligatorisk felt feil for å teste feilmeldingen.
• Bruk tastaturet gjennom felter og knapper, særlig hvis skjemaet er bygget inn på nettsiden.
• Send inn et testsvar og kontroller bekreftelsen, e-posten eller regnearket der svaret havner.
• La en person som ikke har laget skjemaet prøve det uten forklaring.

Skal skjemaet være en viktig del av bedriftens nettside, bør det vurderes som en del av hele nettsiden for bedriften, ikke som en løs komponent nederst på en side.

Bruk denne oversikten for å velge startpunkt. Den erstatter ikke en konkret vurdering av personvern eller tilgjengelighet, men gjør det lettere å velge en løsning som passer behovet.

Når et enkelt skjema etter hvert blir grunnlaget for kundedata og oppfølging, er det ofte et tegn på at dere trenger en mer samlet prosess. Automatisering for små bedrifter kan hjelpe dere å se hvilke manuelle rutiner som bør kobles sammen.

• Er formålet formulert i en setning?
• Er hvert spørsmål nødvendig, og er obligatoriske felt begrunnet?
• Forstår respondenten hva som skjer etter innsending?
• Er informasjon om behandling av personopplysninger, tilgang og leverandører vurdert?
• Er en ansvarlig person, svarfrist og sletterutine bestemt?
• Er skjemaet testet på mobil med en ekte innsending?
• Er det kontrollert om vedlegg eller kopier må slettes separat?

Hvis svarene skal bli til faste kundeprosesser, bør dere også definere hvor informasjonen skal lagres og når den skal slettes. Et enkelt skjema kan være starten, men det bør ikke bli en varig erstatning for en ryddig arbeidsflyt.

For bedrifter som har vokst ut av regneark og manuell oppfølging, kan CRM når Excel ikke strekker til være et nyttig neste tema.

Ofte stilte spørsmål

Hvordan lage en spørreundersøkelse på Google?

Start med et tomt Google-skjema, skriv et klart formål og legg inn få spørsmål. Velg faste svaralternativer når svarene skal sammenlignes, test skjemaet på mobil og avklar hvem som følger opp før du deler lenken.

Er et Google spørreskjema anonymt?

Ikke nødvendigvis. Uten navnefelt kan fritekst, små grupper, e-postinnsamling eller kombinasjoner av svar fortsatt gjøre en person mulig å identifisere. Ikke lov anonymitet uten å vurdere hele oppsettet.

Kan jeg legge et Google-skjema på nettsiden min?

Ja. Google opplyser at et publisert skjema kan bygges inn på et nettsted. Test alltid den ferdige løsningen på mobil og i hele brukerreisen, inkludert feilmeldinger, innsending og bekreftelse.

Kan jeg begrense et Google-skjema til ett svar per person?

Ja, men Googles innstilling for ett svar krever at respondenten logger inn med en Google-konto. Vurder om dette passer målgruppen, og forklar det før de begynner å fylle ut skjemaet.

Når bør jeg velge et eget skjema på nettsiden?

Velg eget skjema når det er sentralt for å få henvendelser, håndtere påmeldinger eller styre en arbeidsflyt. Det gir bedre mulighet til å tilpasse design, bekreftelse, tilgang, integrasjoner og oppfølging til bedriftens prosess.

Les også

Automatisering for bedrifter: 7 rutiner for små bedrifter CRM for små bedrifter når Excel ikke strekker til CRM verktøy: standard eller tilpasset?

Dette er en praktisk veiledning, ikke individuell juridisk rådgivning. Personvernvurderingen avhenger av formål, opplysninger, tilgang, lagring og avtalene bedriften har med sine leverandører.