B2B nettbutikk Kravliste før du bestiller

Når ordre kommer på e-post og telefon, må noen ofte kontrollere kunde, pris, lager, leveringsadresse og betalingsvilkår manuelt. En B2B-nettbutikk samler bestillingen i en innlogget flyt, slik at godkjente kunder kan handle på avtalte vilkår.

Denne kravlisten er for deg som selger til forhandlere, faste avtalekunder eller andre virksomheter. Den handler om hva løsningen må håndtere før du ber om tilbud, ikke om plattformvalg eller regnskapsintegrasjon i detalj.

En B2B-nettbutikk er en bestillingsløsning for bedriftskunder. Den skal styre hvem som får tilgang, hvilke varer kunden ser, hvilke priser som gjelder og om faktura kan velges. Målet er å erstatte deler av den manuelle avklaringen, ikke bare å legge en handlekurv på en produktkatalog.

Bedriftskjøp er ikke det samme som forbrukerkjøp. Forbrukerkjøpsloven avgrenser forbrukerkjøp til salg til fysiske personer som ikke hovedsakelig handler som ledd i næringsvirksomhet, se lovens definisjon av forbrukerkjøp. B2B-vilkårene bør derfor være konkrete om bestillingsfullmakt, betaling, levering, retur, reklamasjon og kreditering.

Ikke alle trenger alle funksjonene. Begynn med oppgavene som i dag skaper feil, ventetid eller mange avklaringer. Når de fleste kundene kjøper samme varer på samme vilkår, er oppsettet enklere enn når hver kunde har egen avtale.

• Kundegodkjenning: Avklar hvem som kan opprette konto, og hvilke kunder som kan få faktura.
• Bedriftskonto: La virksomheten ha flere kontaktpersoner, avdelinger og leveringsadresser når det trengs.
• Priser og sortiment: Definer avtalepriser, kundegrupper, mengderabatter, pakningsstørrelser, minimumsordre og varer som bare enkelte kunder ser.
• Effektiv bestilling: Prioriter godt produktsøk, tydelig lagerstatus, ordreoversikt og enkel gjenbestilling.
• Ordrekontroll: Avklar om bestemte ordre skal godkjennes før de sendes til lager eller fakturering.

I Shopify B2B kan en bedrift ha flere bedriftssteder. Et sted kan blant annet ha egen leverings- og fakturaadresse, kontakter, priser, betalingsbetingelser og avgiftsoppsett, ifølge Shopifys veiledning om bedrifter og kunder. Kontroller alltid hva abonnementet du vurderer faktisk inkluderer, fordi funksjoner og vilkår kan endres.

En forhandlerportal nettbutikk trenger ikke være komplisert fra starten. Prisreglene må likevel være forståelige og dokumenterte. Hvis dere ikke kan forklare hvorfor kunde A får en annen pris enn kunde B, blir både kundestøtte og økonomikontroll vanskeligere.

Kundekontoen bør knyttes til virksomheten, ikke bare til personen som først oppretter brukeren. Da kan dere håndtere jobbskifte, nye innkjøpere og flere leveringssteder uten å miste oversikten over ordre og vilkår.

• Hvem kan søke om konto, og hvem hos dere godkjenner den?
• Hvilke brukere hos kunden kan bestille, velge leveringsadresse eller administrere andre brukere?
• Skal alle brukere kunne se fakturainformasjon og ordreoversikt?
• Hva skjer når en kontaktperson slutter eller kunden endrer organisering?
• Hvilken kundegruppe, prisliste og betalingsmåte skal nye kontoer få som standard?

Hold godkjenningen enkel, men ikke helt automatisk når faktura eller kundespesifikke priser er aktuelt. En kort kontroll av kundeopplysninger og avtale før tilgang gis, gir bedre styring enn å rydde opp etter feilbestillinger.

Avtalte priser trenger ikke ligge synlig for alle besøkende. Knytt pris og rabatt til kundekonto eller kundegruppe, og test løsningen med reelle eksempler: en ordinær kunde, en kunde med avtalepris og en kunde med mengdekrav.

Priser uten MVA kan være praktisk for innloggede bedriftskunder. Kasse, ordrebekreftelse og fakturagrunnlag må samtidig vise riktige beløp og avgiftsopplysninger. Avklar også om frakt, gebyrer og rabatter følger samme prislogikk.

Ved kredittsalg brukes faktura. Skatteetaten opplyser at fakturaen senest skal sendes en måned etter at kunden mottok varen eller tjenesten. Den skal blant annet ha salgs- og forfallsdato, partenes navn og adresse, organisasjonsnummer, leveranseopplysninger, pris, spesifisert MVA og totalbeløp, se Skatteetatens krav til faktura.

• Åpne faktura bare for kunder dere har godkjent for kreditt.
• Fastsett kredittgrense, betalingsfrist og hvem som kan endre vilkårene.
• La fakturanummer komme fra en kontrollert nummerrekkefølge, ikke fra manuell registrering.
• Avklar hvem som følger opp avvik, purringer, kreditnota og feil leveringsadresse.
• Bestem om ordre krever kundens referanse, innkjøpsnummer eller annen merking.

Trenger du mer detalj om hvordan ordre og bilag kan flyte videre, se Shopify med Fiken eller Tripletex.

EHF er ikke et standardkrav i alle avtaler med bedriftskunder. Det blir særlig relevant når du fakturerer offentlig sektor. Leverandører som sender elektronisk faktura eller kreditnota til offentlige virksomheter, skal bruke EHF Fakturering 3.0.

Avklar kundens krav før du bygger ordreprosessen. En offentlig kunde kan kreve bestillingsnummer, referanse, EHF-ordre eller bestemte fakturaopplysninger. Nettbutikkens vanlige ordrenummer er ikke nødvendigvis nok.

• Skal kunden ha EHF-faktura, og hvem sender den?
• Kreves bestillingsnummer, kostnadssted eller referanse?
• Skal kunden sende EHF-ordre før bestillingen behandles?
• Hvem hos dere kvalitetssikrer at ordre- og fakturadata stemmer?

En bedriftsbutikk på nett kan ligge i samme Shopify-butikk som B2C-salget når lager og mesteparten av sortimentet er felles. Da må skillet mellom åpne priser og innloggede bedriftsvilkår være tydelig. Det kan gjøre produktvedlikehold og drift enklere.

En separat forhandlerportal passer ofte bedre når forhandlerne har egne varelinjer, annet innhold, kompliserte godkjenningsregler eller en ordreprosess som skiller seg mye fra privatkundens. Ulempen er at flere flater vanligvis betyr mer å vedlikeholde.

1. Er mesteparten av sortimentet, lageret og produktinformasjonen lik? Vurder samme butikk.
2. Trenger bedriftskunden egne priser og skjulte varer, men samme ordreprosess? Innlogging i samme butikk kan passe.
3. Har forhandlerne egne kataloger, materiell eller godkjenningstrinn? Vurder egen portal.
4. Må dere fortsatt avklare de samme spørsmålene på e-post etter at ordre er lagt inn? Spesifiser bestillingsflyten bedre før dere velger løsning.

Shopify opplyser at B2B-kunder må settes opp som bedrifter, og at kundekontoer må være aktivert. Se Shopifys oppstartskrav for B2B før du velger oppsett.

Navn, e-postadresse og telefonnummer til en innkjøper er personopplysninger, selv om vedkommende handler på vegne av en bedrift. Ha en oppdatert personvernerklæring, begrens administratortilganger og oppdater eller slett kontaktdata når det ikke lenger er nødvendig å lagre dem.

Analyse- og markedsføringscookies krever som hovedregel gyldig samtykke. Nkom oppgir at samtykket blant annet må være frivillig, spesifikt, informert, aktivt, dokumenterbart og lett å trekke tilbake, se Nkoms veiledning om cookies. Vurder nødvendige teknologier, som innlogging og handlekurv, separat i løsningen og personvernerklæringen.

Markedsføringshenvendelser på e-post og SMS til fysiske personer omfattes av egne regler. Forbrukertilsynet beskriver krav om forhåndssamtykke, med et avgrenset unntak for egne tilsvarende ytelser i et eksisterende kundeforhold, se veiledningen om e-post og SMS. Vurder juridisk rådgivning når dere er usikre.

En god prosjektbeskrivelse tar utgangspunkt i virkelige ordre. Velg tre til fem eksempel-kunder med faktiske avtaler, og beskriv hva de skal kunne se, kjøpe og betale med. Det gjør unntak synlige før de blir kostbare endringer.

• Kundetyper, kundegrupper og hvem som godkjenner kontoer.
• Eksempler på avtalepriser, rabatter, pakningsstørrelser og minimumsordre.
• Sortiment som skal være åpent, innlogget eller synlig bare for enkelte kunder.
• Kontaktpersoner, bestillingsfullmakt, avdelinger og leveringssteder.
• Betalingsmåter, kredittregler, fakturakrav og eventuelt EHF-behov.
• Levering, retur, reklamasjon og B2B-vilkårene kunden skal godta.
• Systemer som må motta ordre-, kunde-, lager- eller regnskapsdata.
• Hvem som eier produktdata, vedlikeholder priser og behandler avvik etter lansering.

Webtoget bygger nettbutikker på Shopify. Se hvordan Webtoget bygger nettbutikk, eller be om et prisestimat når kravene er klare.

Ofte stilte spørsmål

Kan privatkunder og bedriftskunder bruke samme nettbutikk?

Ja, når sortiment, lager og ordreprosess stort sett er de samme. Bedriftskundene kan få tilgang via innlogging, egne priser og egne betalingsvilkår. Vurder en separat portal når forhandlere trenger andre varer, mer innhold eller en vesentlig annerledes bestillingsflyt.

Kan bedriftskunder få egne priser og handle uten MVA i produktvisningen?

Ja, dersom prisreglene er satt opp per kunde eller kundegruppe. Test alltid visningen med reelle kundeeksempler, og avklar hvordan MVA, frakt, rabatter og totalsummer skal vises i kasse, ordrebekreftelse og faktura.

Bør alle bedriftskunder kunne betale med faktura?

Vanligvis ikke. Gi faktura bare til kunder dere har godkjent, og avklar kredittgrense, betalingsfrist, hvem som kan endre vilkårene og hvordan forfalte krav følges opp. Fakturaen må inneholde nødvendige salgsopplysninger.

Må en B2B-nettbutikk sende EHF-faktura?

Ikke til alle private bedriftskunder. EHF er særlig relevant for salg til offentlig sektor. Leverandører som sender elektronisk faktura eller kreditnota til offentlige virksomheter, skal bruke EHF Fakturering 3.0.

Trenger en B2B-nettbutikk en egen forhandlerportal?

Ikke nødvendigvis. Innlogging i samme butikk kan passe når produkter og ordreprosess er felles med B2C-salget. En egen portal er ofte ryddigere når forhandlerne har eget sortiment, egne godkjenningsregler eller behov som ikke passer i den åpne butikken.

Les også

Shopify og Fiken eller Tripletex: slik kobler du regnskapet Frakt i Shopify: Bring, Posten og PostNord Tilgjengelighetsdirektivet: gjelder det nettbutikken din?

Shopify-funksjoner og abonnementer kan endres. Kontroller gjeldende vilkår direkte hos Shopify. B2B-vilkår, kreditt og personvern må vurderes ut fra varene, kundeavtalene og risikoen i virksomheten din.